Leverantörer
Offert
Vi samlar in dina personuppgifter när vi inleder en dialog om möjligt samarbete och vid offertinhämtning. Som ett led i vår upphandlingsprocess samlar vi in personuppgifter från bolag som tillhandahåller kreditupplysningar och bakgrundskontroller för privatpersoner och företag.
|
Ändamål med behandling |
Personuppgifter |
|---|---|
|
Administrera upphandlingsprocessen och följa företagets inköpspolicy. |
|
|
Laglig grund och gallring |
|
|
Vi behandlar personuppgifterna med stöd av intresseavvägning. Vi sparar offerter som leder till avtal i tio år efter avslutat uppdrag. Övriga offerter sparas som huvudregel i två år och i undantagsfall i tre år. |
|
Bakgrundskontroll i samband med offertinhämtning
Som en del av vår riktlinje för inköp genomför Victoriahem bakgrundskontroller av leverantörer i samband med upphandling, anbud eller offertinhämtning. Detta gör vi för att försäkra oss om att ingen brottslig verksamhet eller ekonomiska oegentligheter förekommer i de företag som vill jobba för oss.
Vid bakgrundskontroller utgår vi ifrån Ekobrottsmyndighetens checklista för att granska företag i samband med inköp, upphandling, kontroll och tillsyn. Vi behandlar personuppgifterna med stöd av intresseavvägning.
Victoriahem lagrar inga personuppgifter från bakgrundskontrollen.
Avtal och tjänster/produkter inom avtalstid
Vi samlar in personuppgifter vid avtalsskrivning och löpande under avtalsperioden.
|
Ändamål med behandling |
Personuppgifter |
|---|---|
|
Teckna avtal. |
|
|
Administrera tjänster/inköp av produkter och följa upp leverans enligt kontrakt. |
|
|
Administration och betalning av leverantörsfaktura. |
|
|
Laglig grund och gallring |
|
|
Vi behandlar personuppgifterna med stöd av avtal. Huvudregeln är att personuppgifter gallras efter avtalets upphörande. Det finns ett fåtal undantag. Leverantörsavtal gallras tio år efter avtalets upphörande och leverantörsfakturor gallras efter sju år. |
|
Vem tar del av dina personuppgifter?
De som kan komma att ta del av dina personuppgifter är personal inom Victoriahem som köper in tjänster och produkter, samt vår ekonomiavdelning som ansvarar för leverantörsreskontran.
Personuppgifter kommer även delas med externa aktörer som behandlar uppgifter för Victoriahems räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Exempel på personuppgiftsbiträden är system- och driftsleverantörer och aktörer som hjälper oss med inhämtande av kreditupplysning. Vi har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal med våra personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de behandlar dina personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt med konfidentialitet.
Läs mer om Victoriahems Integritetspolicy