Hyresgäster

Vi samlar in personuppgifter från dig eller medarbetare från Victoriahem. Information kopplat till olika ärenden kan även komma från externa aktörer som utför förvaltnings- och säkerhetstjänster i våra fastigheter.

Personuppgifter för hyresgäster kan även omfatta ställföreträdare (god man och förvaltare). Dessa personer kan förekomma i vår behandling i samma utsträckning som hyresgästen.

Tecknande av hyresavtal

Ändamål med behandling

Personuppgifter

Teckna hyresavtal med dig som kund.
  • Namn
  • Personnummer
  • Telefonnummer
  • E-post
  • Lägenhetsnummer
  • Objektsnummer
  • Bostadsadress
  • Lägenhetstyp
  • Lägenhetens storlek
  • Särskilda förhållande såsom bostadsanpassning
  • Ställföreträdare
  • Begränsningar i ställföreträdarskapet
  • Borgensman
  • Borgensförbindelsens omfattning
  • Skyddad identitet

Laglig grund och gallring

Vi behandlar personuppgifterna med stöd av avtal.
Personuppgifter kopplat till bostadsanpassning behandlas med stöd av rättslig förpliktelse och gallras direkt vid avflyttning.
Vi lagrar dina personuppgifter i sju år efter att hyresförhållandet har upphört. Ställföreträdarskap som upphör under hyrestiden gallras direkt. 
Personuppgifter kopplat till borgensman gallras efter två år.

När hyresförhållandet pågår

Ändamål med behandling

Personuppgifter

Administrera och uppfylla villkor i hyresavtalet.
  • Namn
  • Personnummer
  • Telefonnummer
  • E-post
  • Bostadsadress
  • Objektsnummer
  • Lägenhetsnummer
  • Förvaltningsärenden som till exempel felanmälan, skadedjurssanering och elmätarställning.
  • Störningsärenden
  • Ställföreträdare
  • Borgensman
  • Betalningspåminnelser
  • Skyddad identitet

Föra historik i passersystem (exempelvis trapphus, brevlåda/brevinkast, porttelefon)
  • Lägenhetsnummer
  • Telefonnummer

Kundundersökning och marknadsföring.
  • Namn
  • E-post

Göra undersökningar om olovlig
andrahandsuthyrning.
  • Namn
  • Personnummer
  • Bostadsadress

Laglig grund och gallring

Vi behandlar personuppgifterna med stöd av avtal och uppfyllnad av avtalets villkor. Förvaltningsärenden som görs utanför avtalet behandlas med stöd av intresseavvägning. Kundundersökningar och marknadsföring görs med stöd av intresseavvägning. Utredning om olovlig andrahandsuthyrning görs med stöd av intresseavvägning.

Huvudregeln är att personuppgifter lagras under hela hyresförhållandet. Störningsärenden raderas senast två år efter vidtagen åtgärd.

Passageloggar gallras normalt inom två veckor, men kan sparas i upp till två månader i särskilda områden.

När hyresförhållandet har upphört

Ändamål med behandling

Personuppgifter

Uppsägning eller avhysning från lägenhet.
  • Namn
  • Personnummer
  • Telefonnummer
  • Bostadsnummer
  • Objektsnummer
  • Datum för uppsägning
  • Betalningsanmärkningar
  • Olovlig andrahandsuthyrning
  • Övriga orsaker för avhysning

Kundundersökning och marknadsföring.
  • Namn
  • E-post
  • Fotografier och film av lägenhetsinteriör

Laglig grund och gallring

Vi behandlar personuppgifterna med stöd av avtal och uppfyllnad av avtalets villkor. 
Huvudregeln är att personuppgifter lagras under hela hyresförhållandet. Undantag görs för personuppgifter i bokföringsmaterial som sparas i sju år efter att hyresförhållandet upphört. Uppgifter som är kopplade till rättsliga anspråk för hyresavtalet sparas i två år alternativt under den tid som rättsprocessen pågår.  

Vem tar del av dina personuppgifter?

De som kan komma att ta del av dina personuppgifter är personal inom Victoriahem som administrerar hyresförhållandet och utför förvaltningstjänster i fastigheterna.

Personuppgifter kommer även delas med externa aktörer som behandlar uppgifter för Victoriahems räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Exempel på personuppgiftsbiträden är system- och driftsleverantörer, samt bolag som hjälper oss med betalningspåminnelser, inkassoärenden och utredning av olovlig andrahandsuthyrning. Vi har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal med våra personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de behandlar dina personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt med konfidentialitet.

 

Läs mer om Victoriahems Integritetspolicy